Con ocasión del primer aniversario del Magazine Mentalidad Global & VIP Edición Especial, editado por PROTOCOLTODAY, se realizó una “Sesión de Protocolo Empresarial y su Impacto Global”, en inglés y español, transmitido desde los Países Bajos con la presencia de participantes de 20 nacionalidades. Según afirmó su editora Adriana Flores, este medio virtual tiene como empeño conectar ejecutivos, diplomáticos, empresarios y estudiantes que aspiran a hacer una carrera internacional dentro de “un espacio de conocimiento orientada a llegar a diversas partes del mundo”.

La primera presentación “La comunicación en los negocios internacionales”, a cargo de Dewanand Mahadew (Países Bajos), consistió en un análisis de los cambios en la economía y la industria a nivel mundial. Enfatizó las transformaciones producidas y aseveró que “esto demanda destrezas para aplicar este sistema de negocios”. De allí el alcance de las habilidades blandas a fin de trabajar alrededor del mundo y sentirse cómodos en sus procesos de negociación con otras personas.

Comentó la importancia que el empresario conozca su “propuesta de valor para causar impacto. Esto significa saber que se quiere obtener” y demanda desarrollar prácticas de mentalidad global; es decir, aspectos económicos y culturales de la realidad intercultural. Puntualizó la trascendencia de “conocernos a nosotros mismos para saber desarrollar estas habilidades, incluyendo las interpersonales. Significa pensar de forma crítica, preocuparse por tu apariencia, vestimenta y estar al tanto de las diferencias culturales”.

Se contó, como invitado especial, con Gerardo Correas (España), presidente de la Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo (OICP), quien abordó “El nuevo protocolo en la empresa del siglo XXI: protocolo para mejorar el beneficio”. Empezó precisando que “el protocolo es un lenguaje de comunicación” y aseveró que éste debe ofrecer un beneficio en cuanto a los objetivos de una empresa. Resaltó que éstas debieran potenciarse a través de “protocolorizar” su relación con sus públicos y recomendó contar con un protocolo corporativo encaminado a facilitar regularizar sus actividades.

Ponderó que “necesitamos uniformizar los criterios de las apariciones públicas de los funcionarios de la entidad. Debemos dar una misma identidad de marca que debe reflejarse en la unificación de criterios de sus representantes. Esto ahorrará costos y singularizará a la compañía”. Comentó la pertinencia de fortalecer la imagen institucional y ganarse la confianza del público, lo que facilitará una mejor “cuenta de resultados en el mercado”. El protocolo ayuda a segmentar al público y proporciona conocer qué estrategias deben seguirse para igualar la comunicación directa, clara y menos costosa.

La ponencia “Fundamentos para un comportamiento adecuado” de Claudia Stohmann (Bolivia) consistió en resaltar la enorme valía de la etiqueta social y, especialmente, de la “Fórmula RES” como un elemento básico para entender su dimensión y aplicación en la vida cotidiana. Al respecto, precisó dicha fórmula.

Empezó hablando del “respeto” y recordó el término “tratemos a los demás como deseamos ser tratados” que es uno “de los cimientos de la etiqueta, el protocolo y el ceremonial”. La “educación” refirió “puede venir desde la cuna; no solo viene del nivel académico o títulos. Una persona bien educada debe exhibir un comportamiento en función de principios y habilidades y, además, una formación académica y cultural”. Analizó las implicancias del “sentido común” como guía para tener “una orientación mental sobre nuestro proceder destinado a asegurar la buena convivencia social”. Se refirió valores como la puntualidad en todo ámbito de nuestra imagen personal; la moderación y el autodominio; la honestidad, la integridad, la discreción, la inteligencia emocional, las aptitudes de comunicación; la amabilidad y la empatía, como “parte indispensable de nuestro proceder con los demás”.

Seguidamente, participó Daniel Delmás (España) con el tema “Definición de Protocolo desde una perspectiva científica”. Inició refiriendo que el “protocolo es una ciencia y una disciplina práctica que se ha pasado de padres a hijos y está en el origen del ser humano. A comenzado a ser investigado en las universidades cuando surgió el interés de la empresa privada”.

Dilucidó su larga tradición práctica. Pero, dijo “debemos comenzar a darle ciencia al protocolo para darle universalidad, objetividad y aplicarlo de forma práctica. El protocolo en el siglo XXI tiene los siguientes retos: impericia de la materia en la prensa y la sociedad. Los medios de comunicación no ayudan a dar a conocer el correcto significado del protocolo, todo lo contrario”. Sobre el particular, citó el estudio de la experta española María de la Serna. Por último, aludió a la escasez de literatura científica y a la existencia de información carente de rigurosidad y, por lo tanto, de una dispersión de conocimientos. Precisó que cada autor tiene su definición de protocolo, a la que consideró como “una disciplina científica trasversal que otorga las reglas para vivir en paz”.

Por su parte, Gustavo Caballero (Argentina) trató el tópico “El protocolo como herramienta estratégica de comunicación”. Subrayó que el “protocolo nos permite una interacción positiva entre las partes. Es empleada por las instituciones para transmitir un explícito mensaje a sus públicos”. Este cada vez tiene mayor vigencia en el sector público y privado.

“Como periodista siento que he abrazado esta disciplina. Somos un nexo entre la institución y el público. El protocolo viene a reforzar los mensajes de las entidades y, consecuentemente, es una poderosa herramienta de comunicación. El protocolo ha crecido de forma acelerada gracias a las modernas tecnologías lo que nos debe llevar a un nuevo enfoque”. Consideró que la comunicación fomenta una intervención más activa entre las partes. Ello no significa omitir las pautas de protocolo al que determinó como “un proceso comunicativo” y un “aliado de primer orden” en la organización.

La intervención de Adriana Flores (Países Bajos) “La importancia de desarrollar habilidades de mentalidad global en los negocios” empezó diciendo que “todos tenemos capacidades y especialidades únicas. Es imprescindible desarrollar competencias de mentalidad global. Los hombres de negocios deben prepararse para tatar con empresarios, embajadores, etc. Por eso es vital dominar el protocolo empresarial y diplomático y la etiqueta social en función de la composición cultural de cada país”.

Destacó la pertinencia de conocer los códigos de vestimenta y otros componentes en nuestra interacción profesional. La comunicación verbal y no verbal es esencial para lograr una forma de pensar, al igual que los regalos. En este último influyen factores éticos y culturales. “El arte en la mesa es muy importante para crear una mentalidad global”. Recalcó la connotación de tener una interacción efectiva en función de factores culturales. Sugirió conocer la etiqueta para ofrecer un comportamiento profesional. Esto posibilita conquistar nuevos mercados, extenderlos comercialmente y tener confianza en sí mismo. “Serás el mejor embajador en tu país y en todo el mundo”, sentenció.

Para finalizar, en mi ponencia “La escritura como instrumento de persuasión”, describí la envergadura del artículo de opinión como el género periodístico más empleado por quienes no siendo periodistas desean comunicar, reflexionar y brindar sus aportes en las materias de su especialidad. Hice un recuento de los pasos a seguir para elaborar un texto que reúna las características inherentes con esta variedad y expliqué mi experiencia.

Enfaticé la inequívoca fuente de inspiración que me ha llevado, desde hace varias décadas, al ejercicio de esta actividad que consiste en “arrojar semillas, sembrar inquietudes, aportar soluciones, motivar un cambio de actitud, incentivar debates, denunciar actuaciones sórdidas, llamar la atención sobre hechos lesivos, promover la difusión de valores, afirmar convicciones y dar a conocer mis antojadizos y subjetivos puntos de vista”.

Por su parte, la sesión en inglés contó con las intervenciones de Eric Muhia (Kenia) con el tema “Historia y arte regalar en la diplomacia”; Renita Jackson (Estados Unidos), “Protocolo de conflicto”; Jorge Prado (Perú) “Protocolo corporativo”; Kruti Shah (India) “Cómo caminar, hablar y comportarse en el mundo”; Luciano Caianda, (Angola) “La visión global del protocolo”.

Un encuentro enriquecido con una diversidad de cuestiones de actualidad y significación para la mejor comprensión del protocolo y sus alcances en el escenario empresarial. Anhelo que sean muchos más los aniversarios de este representativo y plural espacio informativo que contribuye a un invalorable proceso de integración, conocimiento y encuentro de aspiraciones colectivas.

(*) Docente, comunicador y consultor en protocolo, ceremonial, etiqueta social y relaciones públicas. http://wperezruiz.blogspot.com/